Informasi dalam STI

Dalam sistem teknologi informasi (STI), serumit apa pun atau sesederhana apa pun pengembangannya, terdapat satu inti dan tujuan, yaitu menghasilkan informasi itu sendiri. Sesederhana apa pun STI yang dikembangkan, jika bisa menghasilkan informasi yang diharapkan, maka pengembangannya bisa dikatakan berhasil. Namun di lain pihak, secanggih apa pun STI yang dikembangkan, jika tidak dapat menghasilkan informasi yang diharapkan, maka pengembangan STI yang canggih tersebut dikatakan gagal.

Kata ‘informasi’ telah menjadi urat nadi pengembangan STI. Lalu, apakah informasi itu sendiri ? Telah disepakati secara umum, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Seperti dalam kalimat tersebut, dapat kita maknai secara grafical. Dalam konteks kehidupan dapat kita lihat, ketika seseorang menanyakan rumah pak amir. Apakah kita hanya menjawab ”Rumahnya berada di samping rumah Pak Ahmad, mas!”. Tentu hal tersebut hanya akan membingungkan bagi orang yang belum pernah berkunjung kerumah Pak Ahmad. Nah disinilah konteks informasi yang jelas dibutuhkan. Kita dapat memberikan penjelasan secara rinci, tentunya dengan arah jalan dan ciri-ciri yang jelas. Sehingga dapat diharapkan informasi ini menjadi panduan bagi si penanya.

Di dalam STI, sebuah informasi dapat dikatakan berguna apabila ditopang oleh tiga hal :

1. Tepat pada kebutuhannya atau relevan

2. Tepat pada waktunya atau timelines

3. Tepat nilainya atau accurate

Dalam STI, informasi yang tidak didukung oleh ketiga hal tersebut tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi dapat dikatakan sebagai informasi sampah atau garbage. Kelak anggapan tersebut memunculkan hukum Gi = Go (Garbage in = Garbage out / Sampah yang masuk = Sampah yang keluar).

Dalam perkembangannya, informasi di dunia STI banyak dipengaruhi oleh keterlibatannya dalam dunia organisasi bisnis yang memang merupakan konsumen terbesar dari pengembangan STI. Hal tersebut mengakibatkan informasi dalam STI secara umum disebutkan memiliki 3 (tiga) tipe (Jogiyanto HM) sebagai berikut :

1. Informasi Pengumpulan Data (Scorekeeping Information)

Merupakan informasi yang mengambil bentuk berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan, “ Am I doing well or badly ?” “Apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik atau belum ?”. Dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, informasi ini berguna bagi manajer tingkat bawah untuk mengevaluasi kinerja personel-personelnya.

2. Informasi Pengarah Perhatian (Attention Directing Information)

Merupakan informasi untuk membantu memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefesienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan informasi tersebut untuk menjawab pertanyaan, “What problem should I look into ?” “Permasalahan apakah yang seharusnya saya cermati ?” Dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, informasi tipe ini akan membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan disini bisa berupa over budget biaya, target penjualan yang tidak tercapai, pendapatan perusahaan yang menurun, biaya produksi yang meningkat diluar perkiraan atau lainnya. Yang merupakan perbedaan dari apa yang diharapkan dengan apa yang terjadi dalam kenyataan, das sein vs das sollen.

3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information)

Merupakan informasi yang membantu pengambilan keputusan untuk memecahkan permasalahan yang tengah dihadapi. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan “ Of the several ways of doing the job, which is the best ?” Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.